디자인보다 중요한데 이 당연한 걸 놓친다고?
프로와 하수를 판별하는 쉽고 간단한 사실.
프레젠테이션 스튜디오를 운영하며 다양한 프로젝트를 수행하면서 느낀 부분인데요.
그 과정에서 얻은 깊은 인사이트를 공유하고자 이 글을 쓰게 되었습니다.
공을 들여 원고를 작성하고, 그에 맞춰 예쁘게 디자인하였는데 단 한 가지로 인해 어쩌면 완성도를 훅 떨어트리고 있었을지도 모릅니다.
바로 ‘자료의 일관성’입니다.
너무 쉽고 당연한 사실에 ‘뒤로 가기’ 하실 수도 있지만, 잠시 기다려주세요!
많은 대표님들께서 생각보다 많은 부분에서 자료의 일관성을 놓치고 계셨을지도 모릅니다.
실제로, 많은 기업 리더들이 이 부분을 간과하고, 원고 작성과 디자인에만 치중하다 보니, 사업 자료의 품질이 저하되는 경우를 종종 보았습니다.
이 요소는 문서의 품질과 가독성에 직접적인 영향을 미치기 때문에 프로들은 반드시 준수하는 사항인데요.
이를 충분히 고려하지 않고 무작정 내용을 채워 넣거나 디자인에만 집중하다 보면, 문서의 전체적인 완성도가 크게 떨어지게 됩니다.
따라서 이 글을 주의 깊게 읽으며 자신의 초안과 비교해보고, 놓친 부분이 있는지 체크 리스트를 만들어 확인해보시길 권장 드립니다.
끝까지 읽을 준비가 되셨나요? 이제 이 글을 읽고 나면, 문서 작성과 디자인에 대한 여러분의 생각이 크게 달라지실 겁니다.
1. 자료의 일관성을 유지하기 위해서는,
자료의 일관성을 유지하는 것은 필수적입니다.
일관성은 문서 내에서 사용되는 정보, 데이터 등이 모두 일관되고 상호 연결되어야 함을 의미하는데요.
각각의 정보가 모순되지 않도록 주의해야 할 뿐더러, 문서 전반에 걸쳐 사용되는 용어나 단어의 일관성도 중요합니다.
일관성이 유지되면 독자는 제시된 정보에 대해 더 신뢰하며 전달하려는 핵심 메시지를 쉽게 이해하고 명확하게 판단할 수 있습니다.
그러나 실제로 다수의 프로젝트를 진행하면서 본 초안에는 그렇지 않은 경우가 허다했습니다.
용어를 한 가지로 통일하지 못하거나, ‘사업영역’이라고 할지 ‘사업 영역’이라고 할지 띄어쓰기에 대한 통일성을 간과하는 경우도 많았습니다.
특히 문서의 분량이 많거나 정보의 복잡도가 높을수록 이러한 부분을 놓치기 쉽습니다.
따라서 문서 작성 전 사전 계획을 통해 ‘일관된 기준’을 미리 세팅하고 문서를 작성하는 것을 추천 드립니다.
2. 이 3가지만 지켜도 자료의 일관성을 유지할 수 있습니다.
자료의 일관성을 유지하는 것은 프로젝트의 완성도와 가독성을 높이는 중요한 요소입니다.
일관성을 유지하기 위해 몇 가지 유용한 팁을 제시해 드리겠습니다:
1. 일관된 어휘 사용
문서 내에서 동일한 개념이나 용어에 대해 일관된 어휘를 사용해야 합니다.
예를 들어, 특정 용어의 정의나 약어를 사용할 때 일관성을 유지하는 것이죠.
이는 당연한 사실이지만, 실제로는 놓치기 쉬운 부분입니다.
지금껏 다수의 프로젝트를 수행하면서 초안을 검토해본 결과, 특히, 자사의 서비스와 솔루션에 대한 특징과 기능을 설명할 때 용어 통일이 이루어지지 않은 경우를 많이 보았습니다.
2. 문체와 톤의 일관성
사업 자료에서 사용되는 문체와 톤도 일관성 있게 유지되어야 합니다.
이 또한 너무나 당연한 사실이지만, 준수하지 않은 원고들을 많이 보았는데요.
1차 원고에서는 어떤 문체를 써도 상관없을 수 있지만, 최종적으로 PPT로 옮겨지는 확정된 원고에서는 어떤 문체를 사용할 것인지 결정해야 합니다.
학술적인 자료인지, 비즈니스 문서인지, 캐주얼한 글인지에 따라 문체와 톤이 달라질 수 있지만, 작성된 자료 전체에서 일관성을 유지해야 합니다.
예를 들어 동사를 명사화한 ‘음슴체’를 사용할 것인지, 대화체를 사용할 것인지, 혹은 공식적인 문체를 사용할 것인지를 명확히 정해야 하죠.
3. 비주얼 가이드라인 지침 (제일 중요)
문서 작성 시 통일된 비주얼 가이드라인을 사용하는 것이 중요합니다.
특히 대기업이나 어느 정도 브랜딩의 중요성에 대해 인지하고 있는 스타트업에서는 자체적인 가이드라인을 정립하고 있습니다.
이 가이드라인에는 용어, 문법, 서식, 표현 방법 등에 대한 규칙이 담겨 있어서 일종의 지침서 역할을 하게 됩니다.
자료에 일관성을 부여할 수 있는 구성 요소에는 글꼴, 제목과 본문의 스타일, 그래프, 차트, 표, 이미지, 색상 팔레트, 문단 구성, 레이아웃 등이 있으며,
이러한 비주얼 요소들을 일관성 있게 유지하여 문서 전체에 통일감을 부여할 수 있습니다.
심지어 회사의 로고를 원본 그대로 사용할 것인지, 또는 블랙이나 화이트로 처리하여 사용할 것인지에 대해서도 합의가 이루어집니다.
또한, 상단의 Head와 Sub Head, 본문 내용과 강조해야 할 내용, 부연설명 등 각각의 정보에 대한 계층 구조를 설정하여 일관된 서식을 유지하는 것까지 고려해야 합니다.
이렇게 표준화 된 가이드를 규정하여 준수함으로써 문서 전체에 전문성과 신뢰도를 높일 수 있으며, 독자에게 핵심 메시지를 명확히 전달할 수 있습니다.
이는 작성자에게도 강력한 이점을 제공하는데요.
비주얼 가이드라인은 시간과 비용을 절약할 수 있는 부스팅 도구입니다.
PPT 제작 대행 외주 업체에 맡기기 전에, 명확한 가이드와 방향성을 갖추고 있기 때문에 괜한 헛고생을 안 할 수 있고요.
이미 정해진 가이드라인에 따라 작업을 진행하므로 디자인 작업의 번거로움도 줄일 수 있습니다.
끝으로, 문서 작성을 마치고 난 뒤에도 철저한 검수 과정을 거치는 것을 권장 드립니다.
오타나 문법적 오류는 전문성을 떨어트리고 읽는 이의 신뢰를 잃게 만들기 때문에, 문서를 꼼꼼히 검토하는 것이 반드시 필요합니다.
3. 자료의 일관성을 유지하지 않으면 발생할 수 있는 불상사
일관성이 없는 자료는 독자에게 혼란을 줄 수 있습니다.
예를 들어, 동일한 개념에 대해 서로 다른 용어를 사용하면 독자가 내용을 이해하기 어려워질 수 있습니다.
특히 자사의 서비스나 솔루션에 대해 소개하는 섹션에서 용어가 통일되지 않으면 혼란감이 가중되니,
내용량이 많거나 복잡한 정보를 다루는 고도화된 자료에서는 자료를 여러 번 읽어보고 신중하게 검토하는 후속 작업이 필수입니다.
뿐만 아니라, 일관성이 떨어지면 자료의 품질이 저하되어 결국 전문성과 신뢰성에 대한 의심도 불러일으킬 수 있습니다.
자료의 일관성은 프로젝트의 완성도에 직접적인 영향을 미치므로, 일관성이 부족하면 프로젝트의 목표를 달성하기 어려워질 수 있습니다.
또한, 일관성이 떨어지면 자료에 대한 임팩트(인상)이 줄어듭니다.
일관성 없는 스타일, 서식, 비주얼 요소 등은 자료의 가독성 측면에서 부정적이기 때문에, 직관적인 이해에 방해가 됩니다.
또한, 통일되지 않은 디자인으로 인해 깔끔하지 않고 번잡한 인상을 주기 때문에 전체적으로 프로페셔널한 이미지를 훼손시킬 수 있습니다.
이렇듯 자료 작성 시 일관성을 유지하는 것은 중요한 요소입니다.
따라서 자료를 작성할 때에는 어휘와 용어, 문체와 톤, 문장 구조와 글의 흐름 등에 대해 일관되게 표현하도록 주의해야 합니다.
PPT HAEYONG은
회사소개서 작성의 연출 방식, 일반 제안서와 IR자료의 차이, 회사소개서와 제안서를 구별하여 따로 제작해야 하는 이유 등등 다 알고 있는 디자이너는 전무합니다.
우리는 더 나은 ‘안’을 도출하기 위한 제안도 마다하지 않습니다.
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